ERP 내부회계관리, 문서에서 데이터로

결산 시기가 다가오면 내부회계관리 담당자의 책상은 비슷한 모습이 됩니다. 부서마다 보내온 엑셀 파일이 쌓이고, 지난달 것과 이번 달 것 중 무엇이 최종본인지부터 확인해야 하지요.

예를 들어 하나의 결산 항목을 놓고도 재무팀 PC에 있는 파일과 현업 부서가 메일로 보낸 첨부, 담당자가 따로 저장해둔 근거자료가 조금씩 다른 경우가 있습니다. 감사 시점에는 이 중 무엇이 최종 증빙인지부터 다시 맞춰봐야 하고요. 숫자 자체는 맞더라도, 그 숫자가 어떤 경로를 거쳐 나왔는지를 바로 설명하기는 쉽지 않습니다.

오늘은 결산에 필요한 내부회계관리 기록이 ERP 안에서는 어떻게 남는지, 문서 정리와 무엇이 다른지를 살펴보겠습니다.

1. 문서로 정리하던 시절과 달라진 것

내부회계관리 업무는 한동안 결산 시점에 체크리스트를 채우고 근거 서류를 모아두는 일로 여겨졌습니다. 신외감법 이후로는 사정이 달라졌는데요. 숫자가 맞다는 확인을 넘어, 그 숫자가 어떤 경로로 만들어졌는지까지 설명할 수 있어야 하기 때문입니다. 감사인이 확인하는 수준도 예전보다 꼼꼼해졌고, 경영진이 직접 운영 실태를 책임지고 보고해야 하는 부분도 늘었습니다.

경로를 설명하려면 데이터가 어디에서 시작해 어떤 절차를 거쳐 재무제표까지 이어졌는지가 남아 있어야 합니다. 문서를 잘 정리해두는 것과, 데이터가 흘러간 과정 자체가 기록으로 남아 있는 것은 다른 이야기입니다. 후자가 준비되지 않으면 매번 사람이 기억과 메일함을 되짚어가며 설명을 새로 만들어야 하지요. 담당자 한 명의 기억에 의존하는 구조는 그 사람이 자리를 비우는 순간 바로 한계를 드러냅니다.

2. 수기로 관리할 때 자주 생기는 일

체크리스트와 엑셀만으로 관리할 때 반복해서 나타나는 상황들이 있습니다.

네 가지는 각각 다른 문제처럼 보이지만 결국 하나로 모입니다. 데이터가 만들어진 순간과 그것을 확인한 기록이 따로 떨어져 있다는 점입니다. 평소에는 크게 불편하지 않다가도, 감사를 앞두고 자료를 한꺼번에 모아야 하는 시점에는 이 간격이 고스란히 업무량으로 돌아옵니다. 담당자가 바뀌면 이 연결고리를 찾는 일부터 다시 시작해야 하고요.

3. ERP는 이 기록을 어떻게 이어두나

ERP에서는 관리해야 할 계정과 프로세스의 범위를 먼저 정해두고, 그 범위 안에서 발생하는 데이터를 시작 지점부터 결산까지 같은 흐름으로 남깁니다. 별도 파일로 내려받아 다시 맞추는 절차가 줄어드는 이유입니다. 담당자가 파일을 옮기고 값을 다시 입력하는 과정에서 생기던 오차도 함께 줄어듭니다.

승인이 필요한 항목은 시스템 안에서 결재선을 거치도록 하고, 그 이력이 데이터에 그대로 붙어 있게 합니다. 사람이 검토했다는 사실과 무엇을 근거로 검토했는지가 같은 자리에 남는 셈입니다. 통제 항목을 어디에 묶어 관리할지, 그 결과를 어떻게 평가에 반영할지도 정해진 흐름 안에서 처리됩니다.

담당자가 바뀌는 상황에서도 차이가 있습니다. 지금 어디까지 진행됐고 다음에 무엇이 필요한지가 화면에 남아 있으면, 인수인계는 긴 설명이 아니라 화면 확인으로 끝날 수 있습니다. 업종이 제조업이든 서비스업이든 관리 대상 계정과 절차만 다를 뿐, 흐름을 남긴다는 원칙 자체는 동일하게 적용됩니다.

기록은 감사가 끝난 뒤에도 남습니다

감사는 특정 시점에 끝나지만 내부회계관리 업무는 다음 결산까지 계속됩니다. 매번 자료를 새로 모으는 방식으로는 이 반복을 감당하기 어려워지는데요. 한 번 잡아둔 흐름은 다음 분기, 다음 결산에도 그대로 이어져 쓰입니다.

데이터가 만들어질 때부터 확인 절차까지 하나로 이어지도록 정리하는 방법이 궁금하시다면, ERP 내부회계관리 체계 구축을 한 번쯤 검토해보시는 것도 좋겠습니다. 이노소프트기술은 영림원소프트랩 K-System 골드파트너로서 기업의 내부회계관리 구축을 함께 검토해 왔습니다.