기업의 규모가 커질수록 매출과 관련된 각종 데이터뿐만 아니라 구성원 간 소통 방식 또한 다양해지기 마련입니다.
때문에 원활한 커뮤니케이션을 위해서는 일관된 문서 양식 등을 비롯한 기업 공용 창구가 필요한데요.
이를 가능하게 하는 것이 바로 “그룹웨어”란 협업 도구입니다.
그룹웨어란, Group + Software라는 단어에서 알 수 있듯
무엇보다 효율적인 협업에 특화되어 있는데요.
원활한 소통이 곧 업무 능력의 상승으로 이어지는 것은
각종 프로젝트를 진행함에 있어 주고받게 되는 여러 피드백 의견을 한곳에 취합함으로써
불필요한 인력 낭비가 줄어들기 때문입니다.
특히 각종 품의서나 지출 결의서 등, 사내에서 통용되는 문서 양식에 대해
매번 번거롭게 서식을 생각해야 할 필요가 없다는 점은
그룹웨어 도입의 가장 큰 장점 중 하나로 손꼽히기도 하지요.
그룹웨어 전자결재 시스템, ERP 연동 솔루션
전자결재 시스템만 단독으로 사용한다면 이는 그저 승인 절차를 간략화시킨 것에 불과합니다.
해당 결재 건에 대한 결과 내역이 자동으로 전산 프로그램에 반영되는 것이 아니기 때문에
담당자가 수기로 전표를 입력하거나 데이터를 옮겨야 하죠.
이 과정에서 불필요한 인력이 낭비되는 것뿐만 아니라
자칫 일부 데이터가 누락될 가능성도 배제할 수 없습니다.
반면 그룹웨어가 ERP 프로그램과 연동된 상태라면 다른데요.
그룹웨어를 통해 전자결재가 이루어지는 순간
그 즉시 ERP에도 내역이 반영되어 전표가 확정됩니다.
예를 들어 한 직원이 출장비를 정산받고자 정산서를 그룹웨어에 올려 결재를 받았다면
그것이 승인되는 것과 동시에 ERP 회계 모듈에 해당 비용에 대한 전표가 생성되는 식이지요.
이처럼 직원은 서류 승인 결과만 확인하면 되고,
ERP 프로그램 또한 신뢰할 수 있는 정보를 별도의 입력 절차 없이 축적하게 되니
결과적으로 보았을 때 업무 효율이 높아질 수밖에 없는 구조인 셈입니다.
영림원소프트랩 그룹웨어 연동 소개
일반적으로 ERP 프로그램과 전자결재 기능을 동시에 사용하기 위해선
추가적인 그룹웨어 구축이 필요합니다.
그러나 영림원소프트랩의 K-System Ace 와 SystemEver는
‘다우오피스’, ‘하이웍스’, ‘U+웍스’ 같은 국내 대표적인 그룹웨어 제품뿐만 아니라
고객사에서 기존에 사용하고 있던 제품과도 연동을 지원함으로써
전자세금계산서 발행이나 직원 근태 관리 및 각종 품의서 작성, 회계 전표 승인 등
다양한 전자결재를 한 번에 처리할 수 있지요.
반면 더존비즈온은 ERP와 그룹웨어를 자체적으로 함께 제공하는 방식을 택하고 있습니다.
이처럼 ERP와 그룹웨어를 통합 제공하는 방식과, 외부 전문 그룹웨어와 연동하는 방식은 각기 다른 장점을 가집니다.
전자가 시스템 일체감이 강점이라면
후자는 조직 특성에 맞는 그룹웨어를 선택해 ERP와 연동할 수 있다는 점에서 더 큰 유연성을 제공합니다.
결국 기업은 자사의 업무 환경과 우선순위에 따라 가장 알맞은 방식을 택할 수 있는 것이지요.
그룹웨어란, ERP 시스템 연동으로 완성된다
이처럼 그룹웨어란 ERP와의 연동을 통해 기업 운영의 핵심 축으로 자리매김합니다.
전자결재에만 국한된 것이 아닌, 승인과 기록을 하나의 흐름으로 연결해 주기 때문에
불필요한 이중 작업을 없애는 동시에 데이터의 신뢰성까지 확보할 수 있지요.
만약 그룹웨어 도입을 고민 중이라면 어떤 방식을 택하든
업무 효율을 높이고 조직 운영을 한 단계 끌어올리는 출발점은
그룹웨어와 ERP의 연동이라는 사실에는 변함이 없습니다.
