한눈에 보이는 업무 흐름, 노션 사용법 가이드

노션(Notion)에 대해서는 이미 많은 분들이 한 번쯤 들어 보셨을 겁니다.
잘 알려진 것처럼 노션은 업무 관리에 특히 유용한 프로그램 중 하나죠.

하지만 협업에 최적화된 만큼 사용법 또한 무척 방대한 내용을 다루고 있기에
최고의 프로젝트 관리 툴임에도 불구하고 섣불리 접근하지 못하는 경우가 적지 않은데요.

이번 글에서는 노션의 기본 기능만 활용하여 간단한 대시보드를 만드는 방법을 소개하고자 합니다.
총 3단계로 구성되어 있지만 누구나 쉽게 따라할 수 있게 작성하였으니 끝까지 함께해 보시길 바랍니다.

1단계: 업무 흐름 시각화하기

업무 관련 자료가 메일이나 메신저 등 사방에 흩어져 있으면
당장 필요한 파일을 찾는 데만 많은 시간을 허비하게 됩니다.

이런 비효율적인 방식을 줄이기 위해 가장 먼저 해야 할 일은
바로 프로젝트별로 모든 업무를 한 페이지에 모으는 것입니다.

우선 노션에서 새 페이지를 만들고 데이터베이스를 추가해 보세요.
이때 핵심은 업무 시각화 및 구조화에 있습니다.

보드를 추가하면 업무 진행 상태에 따라 ‘대기·진행·완료’로 구분이 가능합니다.
예를 들어 신규 캠페인을 기획 중인 경우라면
아이디어 수집 단계는 ‘대기’, 시안 작업 중인 항목은 ‘진행’,
클라이언트로부터 최종 승인을 받은 사항은 ‘완료’ 칸으로 옮기는 식입니다.

캘린더를 함께 배치해 줌으로써 항목별 마감 일정 및 주간 스케줄을 확인할 수도 있지요.
오늘 무엇을 해야 하는지, 이번 주 내로 끝내야 하는 작업은 어떤 건지 등등,
캘린더를 활용하면 손쉽게 주요 일정을 파악할 수 있습니다.

작은 프로젝트라도 이렇게 대시보드를 구성하는 습관을 들이면
오늘 당장 무엇을 해야 하는지 명확히 파악할 수 있을 뿐만 아니라
장기적으로는 팀원 전체의 협업 안정성이 향상되는 결과로 이어지게 됩니다.

이전 단계에서 전반적인 업무의 큰 그림을 파악했다면
이제는 한 걸음 더 나아가 세부 관리 단계로 넘어갈 차례입니다.

프로젝트가 일정대로 무사히 진행되기 위해서는
누가, 언제까지, 어떤 일을 맡고 있는지가 명확해야 하죠.
담당자가 불분명하거나 일정이 모호하다면
아무리 작은 프로젝트라 하더라도 진행에 차질이 생기기 마련이죠.

이럴 때 유용한 것이 바로 노션의 표(테이블) 기능입니다.
각 행마다 업무들을 배치하고, 열에 담당자나 마감일, 진행 상태 등을 추가해 보세요.
누구에게 어떤 일이 할당되었는지,
그리고 어떻게 되어 가고 있는지 등을 한눈에 파악할 수 있습니다.

이처럼 표만 잘 구성해 놓아도 일의 우선순위를 쉽게 확인할 뿐만 아니라
팀원 간 불필요한 의견 마찰이 줄어들게 됩니다.

마지막 단계는 업무 맥락을 완전히 통합하는 것입니다.
단순히 할 일을 나열하고 마감일을 표시하는 수준에서 그치지 않고,
프로젝트와 관련된 모든 작업 및 자료를 하나의 페이지에 연결하는 것이 핵심이지요.

예를 들어, 이번 주 회의록 페이지를 하나 만든다고 가정해 보겠습니다.

상단에는 회의 요약 및 주요 결정 사항 등을 기록합니다.
어떤 안건이 통과되었는지, 그리고 보류된 항목은 무엇이었는지 등을 명확히 남겨 둡니다.

이렇게 하면 나중에 이 페이지 하나만으로도
전반적인 업무 흐름 프로세스를 복기하는 것이 가능합니다.

모든 자료와 대화가 하나의 맥락 아래에 축적되기 때문에
불필요한 커뮤니케이션이 줄어들고, 나아가 팀 전체가 같은 곳을 향해 나아갈 수 있는 이정표가 되어 주지요.

노션의 진정한 가치는 작은 정리로부터 이어지는 큰 효율에 있습니다.
이제 작은 프로젝트부터 하나씩 대시보드로 만들어 보세요.
단 10분만으로 업무 흐름을 파악할 수 있게 될 겁니다.