ERP 시스템은 도입 그 자체보다 ‘안정화’ 과정에서 성패가 갈립니다. ERP 시스템 안정화의 실패와 성공을 가르는 핵심은 사실 프로그램이 아니라 동일한 ERP 솔루션을 도입했다 하더라도 어떤 회사는 혼란을 겪고 실패하는 회사들은 공통적으로 ERP를 ‘프로그램’으로 바라봅니다. 그러다 보니 이 같은 점을 고려하지 않은 상태에서 무작정 도입부터 한 다음에 문제의 원인을 찾기보다 기능을 보완하면 해결되리라는 그렇기에 만약 숫자가 맞지 않으면 가장 먼저 ERP 프로그램부터 의심하는 경우가 많습니다. 운영 주체가 명확하지 않은 것도 큰 문제입니다. 교육 역시 “한 번 하면 끝”이라는 인식 아래 단발성으로 진행되는 경우가 많은데 그렇다면 ERP 시스템 안정화에 성공하는 기업은 무엇이 다를까요? 특히 주목할 점은 시스템 도입 직후의 태도로, ERP를 안착시키는 데 성공하는 기업은 데이터가 일치하지 않을 때에도 이들의 대응은 남다릅니다. 여기에 성공의 화룡점정을 찍는 것은 명확한 운영 거버넌스입니다. 입력자, 승인자, 관리자 등 역할별로 특화된 집중 재교육을 통해 마스터 데이터 입력 프로세스 ERP 안정화는 구체적인 점검을 통해 이루어지는데요, 크게 6단계로 나누어 볼 수 있습니다. 그 다음으로 입력 프로세스 또한 살펴보아야 하는 주요한 항목 중 하나입니다. 특히 재고 안정화 여부는 눈여겨 봐야 할 부분으로, 원가와 손익 역시 주요 고려 대상으로, 회계 및 결산과 더불어 접근 권한에 대한 통제 등 ERP 안정화가 이루어졌다는 신호는 특정 기능이 추가되었을 때가 아닙니다. “이건 ERP에 안 맞는 업무네요.” 이 말은 그저 하나의 소프트웨어를 설치했다는 차원이 아닌, ERP 안정화를 한 문장으로 정리하면, 업무·데이터·사람의 ‘생각’이 맞춰지는 과정이자 하나의 흐름입니다.
많은 기업이 기능이나 예산 혹은 벤더를 주요 변수로 생각하지만
실제로는 전혀 다른 지점에서 차이가 발생하는데요.
이를 운영하는 회사의 태도와 운영 방식에 있다고 해도 과언이 아닙니다.
또 다른 기업에서는 기준을 세우며 조직을 정비합니다.
이 같은 차이는 결국 ERP를 대하는 사람과 관점으로부터 비롯되는 셈입니다. 1. ERP 안정화, 실패하는 회사의 공통점
즉 업무의 기준으로 활용할 수 있는 틀로 인식하기보다는
단순히 수많은 소프트웨어 중 하나라고 생각하는 것인데요.
뒤늦게 개선이나 추가 개발 사항 등을 요구하는 등,
깊은 분석 없이 잦은 변경을 반복하는 경우가 많습니다.
다소 막연한 생각으로 접근하는 과정이 반복되는 것입니다.
데이터의 흐름이나 입력 과정, 기준 설정을 점검하기보다
일단 시스템 오류로 단정해 버리기 때문에 내부 검증과 문서화는커녕
오히려 ERP에 대한 불신만 쌓여 가는 셈인데요.
ERP를 책임지고 관리하는 사람이 없거나 역할이 불분명하면 각종 의사결정이 지연되고
이는 결과적으로 업무 전체 기준이 흔들리는 결과를 초래하게 됩니다.
그 결과, 사용자는 화면만 익히고 흐름은 이해하지 못한 채
업무를 처리하는 데 급급하기만 한 상황에 놓이는 것입니다. 2. ERP 시스템을 바라보는 관점의 차이
그들은 ERP를 단순한 전산 프로그램이 아닌 ‘업무의 표준 기준’으로 정의합니다.
시스템에 업무를 억지로 맞추는 대신, 탄탄하게 정립된 업무 흐름을 먼저 이해하고
그 위에 시스템을 견고하게 쌓아 올리는 것이죠.
최소 2~3개월은 문제가 발생하더라도 성급하게 수정을 하지 않습니다.
그 대신 근본적인 원인을 철저히 분석하는 데 모든 역량을 집중합니다.
무조건적인 기능 수정이나 시스템 탓을 하기보다는 ‘확인과 기록’을 우선시하는 것인데요.
차이가 발생한 지점을 명확히 확인하고 이를 문서화함으로써
조직 전체가 “ERP 숫자가 곧 공식 숫자”라고 신뢰할 수 있는 토대를 만드는 것입니다.
시스템을 누가 관리하고 어떤 기준으로 판단하며
누가 최종적인 책임을 지는지 명확하게 정의되어 있을 뿐만 아니라
임직원 교육 또한 “이해할 때까지” 반복됩니다.
사용자로 하여금 그저 기능을 익히기만 하는 것을 넘어
ERP를 활용하여 전체적인 업무의 맥락과 흐름을 꿰뚫어 볼 수 있도록 지원하는 것입니다. 3. ERP 시스템 안정화, 체크포인트 6단계
ERP 체크포인트 6단계
단계
핵심 관리 항목
안정화 포인트
1단계
품목, BOM, 거래처 등 기초 데이터의 정밀도 확보
2단계
구매, 생산, 출고 과정의 일관된 입력 기준 수립
3단계
재고 안정화
(최우선)전산 재고와 실제 재고의 일치 및 신뢰도 확보
4단계
원가/손익
확정 데이터의 임의 수정 금직 원칙 준수
5단계
회계/결산
전표 발행 및 월 마감 기준의 명확화
6단계
권한/통제
역할별(사용자/관리자/승인자) 접근 권한 정의
가장 먼저 필요한 것은 바로 마스터데이터의 안정화 여부로,
품목부터 BOM, 거래처 등 기본 데이터가 명확하게 정리되어 있는지 확인해야 합니다.
구매, 생산, 출고 과정에서 입력 기준이 흔들리지 않아야 하며
각 단계별로 흐름이 일관되어 있어야 합니다.
전산상 데이터와 실제 재고가 일치하지 않는다면
기준이 크게 흔들릴 수도 있는 만큼 가장 중요한 영역입니다.
확정된 데이터에 대해 임의로 수정하지 않는다는 원칙을 준수해야 합니다.
위 6단계 각각 제대로 맞물려 돌아갈 때
비로소 ERP 시스템을 안정적으로 운영할 수 있게 됩니다. ERP 시스템, 새로운 업무의 기준이 되다
오히려 현장에서 이런 말이 나올 때입니다.
“이렇게 입력해야 숫자가 맞아요.”
“엑셀 안 써도 되겠네요.”
업무 프로세스의 정립 및 데이터의 흐름을 이해하게 되었음을 의미합니다.
시스템을 바꾸는 일이 아니라, 조직의 기준을 세우는 일입니다.
결국 ERP 안정화의 성패는 프로그램이 아니라, 이를 운영하는 회사의 태도에서 결정됩니다.
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