많은 기업이 업무의 효율화와 데이터의 투명성을 위해 ERP 도입을 결정합니다.
경영진과 도입 담당자는 “이제 엑셀과 수기 관리에서 벗어나 시스템화되면,
업무가 훨씬 효율적으로 변하겠지?”라는 기대를 안고 프로젝트를 시작합니다.
하지만 막상 시스템이 오픈(Go-Live)되면 현장에서는 예상과 다른 어려움을 토로하기도 합니다.
“예전 엑셀이 훨씬 빨랐어요.” “일이 더 늘어난 것 같아요.”
이러한 현장의 목소리는 ERP 도입 과정에서 우리가 놓치고 있었던 ‘업무 설계’의 중요성을 다시 한번 생각하게 합니다.
오늘은 ERP 도입 시 발생하는 현업의 어려움을 심층적으로 분석하고, 이를 해결하기 위한 방법을 공유합니다.
1. 엑셀과 ERP 도입 시 업무 방식의 차이를 이해해야 합니다
기존에 익숙했던 업무 방식(엑셀, 구두 보고, 관행)과 ERP 시스템은 그 구조가 근본적으로 다릅니다.
기존 방식은 개인의 재량에 맞춰 유연하게 처리할 수 있다는 장점이 있지만, 데이터가 투명하게 공유되기는 어렵습니다.
반면, ERP는 업무의 모든 과정을 데이터로 연결하고 흐름을 투명하게 드러내는 시스템입니다.
그동안 “김 대리, 이거 처리해줘”라는 말 한마디로 끝났던 일이,
ERP에서는 [화면 접속 > 데이터 입력 > 결재 상신 > 승인]이라는 명확한 절차를 거치게 됩니다.
이 과정에서 업무의 투명성은 높아지지만, 사용자 입장에서는 “절차가 늘어났다”고 느낄 수 있습니다.
이는 단순히 시스템의 문제라기보다, 개인의 업무가 조직의 표준 프로세스로 통합되는 과정에서 발생하는
자연스러운 변화로 이해할 수 있습니다.
2. 사람이 놓치는 리스크, 시스템으로 통제
현업 담당자들이 ERP 시스템에 대해 이야기하는 어려움은 단순한 불평이 아닙니다.
이를 ‘시스템 개선을 위한 요구사항’으로 해석하여 접근할 필요가 있습니다.
직원들이 “불편하다”고 말할 때는, 그 업무가 시스템 안에서 어떻게 연결되는지 충분한 맥락이 필요하다는 신호일 수 있습니다.
“입력할 항목이 너무 많아요”
[요구사항 해석]: “이 데이터가 왜 필요한지, 어디에 쓰이는지 궁금합니다.” (목적에 대한 설명 필요)
“화면이 너무 복잡해요”
[요구사항 해석]: “전체적인 업무 흐름이 한눈에 그려지지 않습니다.” (흐름 중심의 가이드 필요)
“전보다 시간이 더 걸려요”
[요구사항 해석]: “업무를 판단하는 기준이 명확하지 않습니다.” (판단 기준의 시스템화 필요)
이처럼 현업의 목소리를 ‘요구사항’으로 번역하여 듣는다면, 문제 해결의 실마리를 찾을 수 있습니다.
3. 프로그램 ‘설치’를 넘어 ‘업무 설계’로 가는 길
ERP가 도입 후 업무에 안착하기 위해서는 단순히 소프트웨어를 설치하는 관점을 넘어,
우리 회사의 업무를 새롭게 설계하는 과정이 필요합니다.
다음 5가지를 놓치지 않았는지 점검해 볼 필요가 있습니다.
- ERP는 단순한 ‘프로그램 설치’가 아닙니다.
ERP 도입은 소프트웨어를 사는 것이 아니라, ‘일하는 방식’을 설계하는 프로젝트입니다.
- AS-IS를 그대로 옮기는 것은 지양해야 합니다.
기존 업무의 비효율적인 부분까지 시스템에 그대로 반영하는 것은 아닌지 살펴봐야 합니다.
- “Why”에 대한 설명이 필요합니다.
기능적인 교육(“여기 누르세요”)을 넘어, “왜 이렇게 바뀌는지”에 대한 공감대가 형성되어야 합니다.
- 현업은 단순 ‘사용자’가 아닙니다.
현업 담당자는 ERP 시스템을 쓰는 사람인 동시에, 업무 프로세스를 가장 잘 아는 ‘설계자’입니다.
- Go-Live 이후의 운영 시나리오까지 고려해야 합니다.
시스템 오픈에만 집중하다 보면 마감, 시뮬레이션, 예외 케이스 등 실제 운영 단계에서 발생하는 변수들에 대한 설계가 누락될 수 있습니다.
4. 현업 만족도를 높이는 현실적인 해결책
그렇다면 어떻게 해야 현업의 어려움을 해소하고, ERP를 성공적으로 정착시킬 수 있을까요?
원본 자료에서 제시하는 현실적인 해결책을 소개합니다.
1. 입력의 분리
‘현업이 입력할 데이터’와 ‘관리자가 처리할 데이터’를 분리하여 현업의 업무 부담을 합리적으로 조정해야 합니다.
2. “표준 프로세스”의 유연한 적용
표준 프로세스는 기본값이지 절대적인 강요 사항이 되어서는 안 됩니다.
현업에서 발생하는 다양한 예외 흐름을 인정하고, 이를 시스템 설계의 대상으로 포함시켜 처리해야 합니다.
3. 화면이 아닌 ‘업무 단위’의 설명
현업은 개별 화면보다 ‘결과’를 중요하게 생각합니다.
“이 업무는 여기서 시작해서, 여기서 끝납니다”라고 업무의 시작과 끝을 설명해야 전체 흐름을 이해하기 쉽습니다.
4. ERP가 ‘판단’을 대신하게 만들기
현업이 감으로 일하던 것을 ‘데이터’로 일하게 해야 합니다.
시스템이 명확한 데이터를 근거로 판단을 도와줄 때, 현업은 비로소 ERP의 효용성을 체감하게 됩니다.
5. 불만을 ‘요구사항’으로 번역하기
앞서 언급했듯, “불편하다”, “복잡하다”는 현장의 목소리를 구체적인 시스템 요구사항(입력 타이밍 조정, 화면 흐름 개선 등)으로 바꾸어 반영해야 합니다.
현업의 목소리는 변화된 업무 환경에 적응하는 과정에서 나오는 자연스러운 반응이자,
더 나은 시스템을 만들기 위한 소중한 피드백입니다.
현업의 업무 정의 > 책임 소재의 분리 > 판단의 자동화
이 3가지를 중심으로 업무 설계를 다시 점검한다면, 현업의 어려움은 상당 부분 해소될 것입니다.
결국 성공적인 ERP의 핵심은 ‘좋은 도구’와 ‘올바른 설계’의 만남에 있습니다.
영림원소프트랩 ERP가 가진 유연한 시스템 위에, 이노소프트기술의 노하우가 담긴 업무 설계를 더해보세요.
현업의 불만이 ‘업무 만족’으로 바뀌는 변화, 이노소프트기술이 함께하겠습니다.
